В подразделениях Института

О новых сервисах Института

На одном из заседаний Координационной группы по Стратегии коммуникаций обсуждались планы развития цифровых сервисов в ОИЯИ. Актуальность их создания очевидна: простота, скорость, экономичность оформления документов по сравнению со старыми методами хождения по кабинетам, простаивания в очередях, ошибочных действий по сбору подписей. Ввести полностью электронный процесс не позволяет законодательство - для некоторых операций бухгалтерии по-прежнему требуются бумажные версии с визами и печатями. Еще одна трудность - большое количество вовлеченных подразделений, в которых уже сложились процедуры прохождения документов и определенные требования к их оформлению. Основной принцип создания электронных сервисов для сотрудников - дополнить уже имеющиеся возможности, а не заменить их одномоментно. Другими словами, если сотруднику привычнее и удобнее самому носить и визировать документы - пусть так и делает. Тем, кто ценит свое рабочее время и легко управляется с сервисами в электронном виде, больше подойдет новая система.

Руководитель Департамента развития цифровых сервисов (ДРЦС) Михаил Петрович Васильев рассказал о реализации проектов:

"Департамент создан в 2021 году, за этот период наша работа была в большей степени сфокусирована на закупочной деятельности - подготовке и принятии новых нормативных документов, описании процессов в соответствии с современными стандартами для их последующей цифровизации. В июле дирекцией была поставлена задача - подготовить и запустить новые цифровые сервисы. Состоялись встречи с представителями различных подразделений и служб Института, был определен перечень таких сервисов. Более того, в эту работу вовлечена также Лаборатория информационных технологий. Сервисы, которые создаются нашим департаментом, опираются на административные процессы Института и в основном они предложены центральными службами. Главную роль сыграла бухгалтерия, она же будет участвовать во многих сервисах в качестве "собственника", далее постараюсь объяснить это на конкретном примере. Сервис - это административная функция, которая будет реализовываться через информационные системы. А отвечать за это будет то или иное подразделение. Например: если мы хотим перевести в цифровую плоскость процесс предоставления сотрудникам справки 2-НДФЛ, то за подготовку справки и достоверность информации в ней будет отвечать не наш департамент, а именно бухгалтерия.

Описание каталога цифровых сервисов идет в формате так называемых паспортов сервисов. Паспорт - это описание сервиса, вовлеченных подразделений и списка информационных систем, которые будут использоваться для его функционирования. Основными элементами паспорта при описании сервиса являются пользовательский путь и схематическое описание процессов на языке, понятном и пользователям, и ответственным, и разработчикам. Всего на данный момент мы рассматриваем 6-7 сервисов".

Подробно о сервисах и системе, на которой они будут работать, рассказал начальник отдела сопровождения и развития цифровых сервисов ДРЦС Алексей Викторович Шейко.

"Распространять такие сервисы в Институте достаточно сложно, - отметил А.В.Шейко. - Рекламирование, информационные доски, рассылки часто игнорируются сотрудниками. Когда в прошлом году мы запускали сервис "Рассылка электронных квитков", то информация о нем распространялась по принципу "сарафанного радио". Первые месяц-два у нас было мало пользователей, потом пошел вал. Сейчас больше трех тысяч сотрудников пользуются сервисом электронных квитков, и в основном все новые сотрудники сразу на него подписываются.

Так и здесь мы подразумевали, что сделаем сервисы, какое-то время они будут невостребованными, но постепенно информация о них будет распространяться. Второе наше ожидание - что сервисы сами о себе будут информировать. Например, возникнет событие, о котором сервис должен будет уведомлять сотрудника по электронной почте, и тот, переходя по ссылке, увидит общий каталог. Будет создан внутренний портал, на котором в зависимости от роли и идентификации сотрудника ему будут доступны те или иные сервисы".

Далее Алексей Викторович рассказал подробнее о каждом сервере.

Командировка. Данный сервис - это инструмент общения командируемого со всеми центральными службами. Здесь происходят два параллельных несвязанных процесса. Первый - это создание личного кабинета, где сотрудник, во-первых, может подать заявку на командировку, а второе - чего не хватало раньше - это отследить все этапы согласования. Второй процесс - это перевод согласования МНТС в электронную плоскость. Сейчас в электронном виде согласовывают только экономисты, мы же планируем, что весь процесс будет происходить в электронном виде. Единственный момент, который зависит от законодательства, - переход в бумажную плоскость на этапе подписания. Когда командировка будет полностью согласована в электронном виде, ответственному за МНТС в структурном подразделении будет необходимо распечатать и дать подписать документ самому сотруднику, что он согласен со всеми условиями и гарантиями, и руководителю структурного подразделения. То есть если сейчас на командировочном удостоверении нужно поставить 8-9 "живых" подписей, то останется только две. И затем следует загрузить этот документ в электронную плоскость для дальнейшего прохождения. Сервис позволит сотруднику подать заявление, отследить все этапы его согласования, получить приглашение от центральных служб по поводу покупки билетов, заказа автотранспорта, получить напоминания, помочь отчитаться. Ключевые задачи: первая - перевести документооборот в электронную плоскость; а вторая - чтобы сотрудник минимизировал посещения центральных служб, получение документов, чтобы оформление и отчет могли происходить на рабочем месте, были максимально быстрыми и удобными.

Путевка в пансионат "Дубна". Порядка тысячи сотрудников ОИЯИ ежегодно посещают пансионат в Алуште. Процесс бронирования и выкупа путевок достаточно сложный. По обращению нескольких лабораторий мы начали создавать систему, которая могла бы аккумулировать все это в едином месте. Сервис позволит подать заявку, включить членов семьи или кого-то еще, указать период заезда в пансионат. Система будет уведомлять, выделена путевка или нет, напоминать, что вы должны сделать дальше: выкупить без посещения бухгалтерии через сайт либо подать данные на изменения сроков и получить в электронном виде. В этом году мы с личным кабинетом не успели, но сделали огромную подготовительную работу. Некоторые сотрудники уже пользовались тем, что в бухгалтерии стала возможна безналичная оплата. Создали механизм для сотрудников структурных подразделений, изменили бланк путевки - этот бланк и электронные чеки могут приходить сотруднику на почту. До конца года планируем закончить механизм личного кабинета, где все это можно делать онлайн. Опять же мы не меняем схему, мы ее дополняем, предлагая сотрудникам новый путь, но при этом оставляя и старую схему выкупа путевок.

Заказ справок. Сервис, чтобы получать справки по заработной плате, 2-НДФЛ, справки от кадровой службы. Для посещения центральных служб, как известно, требуется время, а в электронном виде можно будет подать заявку всего за пару минут. В зависимости от ее вида и назначения (законодательство разрешает большинство справок получать в электронном формате) можно будет выбрать бумажный, с печатями и подписями, или электронный вариант - PDF, подписанный электронной подписью ответственного сотрудника. Можно выбрать и способ получения: электронная справка придет вам на почту, соответственно, вы ее получите максимально быстро. Получение бумажных вариантов будет также возможно у ответственных лиц в структурных подразделениях, куда они должны будут приходить в запечатанных конвертах, обеспечивающих конфиденциальность данных. То есть сервис позволяет заказать справку, посмотреть степень ее готовности, выбрать тип и место получения. При этом сохраняется история по тем справкам, которые заказывал сотрудник, и в случае необходимости их можно скачать повторно. На первом этапе планируется, что это будут справки расчетных групп бухгалтерии: 2-НДФЛ, для банков, о доходах и другие, а также кадровые данные. По мере запуска сервиса, если потребуется что-то еще, мы будем расширять функционал.

Мои данные. Сервис, агрегирующий персональную информацию. Помимо персональной информации о сотруднике, его доходе, кадровой истории, кадровых событиях, мы хотим добавить бухгалтерскую информацию о материальных ценностях, которые числятся за работником, сроки их эксплуатации. Сейчас, чтобы узнать, за какие вещи или приборы отвечает сотрудник, в структурном подразделении нужно найти ответственного, который будет просматривать карточки, по ним найдет историю закупок. То есть достаточно сложный процесс. Наша задача - чтобы в одном месте вы могли увидеть всю информацию о себе, в том числе о значимых событиях: запланированном отпуске, окончании времени найма, а также должностную инструкцию и положения, которые имеют отношение к выполнению обязанностей.

Меню. Замечено, что сотрудники, которые обедают в столовых Института, обзванивают предприятия общепита, чтобы узнать меню, выбрать, куда пойти и вообще выяснить, работает это предприятие или закрыто на спецобслуживание. Это отвлекает от работы как самих работников общепита, отвечающих на звонки, так и сотрудников Института. Возникла идея собрать в одном месте все описания бизнес-ланчей, текущее меню столовой или кафе, информацию о времени работы.

Заявка на ремонт. Этот сервис касается тех сотрудников, которые проживают в жилищном фонде ОИЯИ, чтобы они могли по принципу единого окна подать заявку на производство каких-либо работ, увидеть отклики по ней и отчеты. То есть это будет расширение личного кабинета УГРК. Сотрудник может подать заявку, с ним свяжется мастер - сейчас по телефонной связи, в дальнейшем по электронной. Они договорятся о времени, сотрудник увидит, какой мастер придет и когда, как по окончании работ мастер отчитался. А потом нанимателя попросят оценить качество выполнения работ.

"Все сервисы планируется создавать на двух языках, русском и английском, - отметил А.В.Шейко. - В случае необходимости можно добавлять контент и на других языках, инструментарий портала позволяет. Идей намного больше, но на первом этапе мы выбрали сервисы, которые могут быть полезны большинству сотрудников ОИЯИ. А второй критерий - сервисы, которые мы можем максимально быстро реализовать с учетом поставленных задач".

Пока этот материал готовился к печати, стал доступен вышеупомянутый двуязычный информационный сервис точек питания ОИЯИ (рестораны, столовые, буфеты), где публикуются регулярные и бизнес-ланч меню, графики работы, объявления о нерабочих днях. В планах создать чат-бот этого сервиса. Отзывы и предложения можно отправлять по адресу: press@jinr.ru.

Информационный сервис доступен по ссылке: http://www.jinr.ru/about/menyu-restoranov-oiyai/.

***

О работах, выполняемых по этому направлению в Лаборатории информационных технологий, нашей газете рассказал ведущий программист ЛИТ Сергей Дмитриевич Белов:

"Новые сервисы, создаваемые и развиваемые в ЛИТ, прежде всего нацелены на поддержку научных исследований и упрощение доступа к цифровой инфраструктуре. Создается ориентированная на данные среда, которая позволит организовать цифровое пространство с единым доступом и обменом данными между электронными системами, а также автоматизировать действия, требовавшие ранее личного или письменного обращения.

В текущем году планируется открыть для пользователей несколько сервисов. Единая точка доступа - это каталог цифровых сервисов с общим доступом, также позволяющий в рамках единой "витрины" видеть уведомления от различных сервисов (например, системы электронного документооборота). Личный кабинет пользователя сетевой службы - сервер для управления параметрами единой точки входа (логин SSO), настройки почтовых ящиков и списков рассылки, управления учетными записями удаленного доступа (VPN) и сетевыми настройками компьютеров пользователя. Геоинформационная система ОИЯИ - интерактивная карта с информацией о зданиях, расположении офисов, инфраструктуры, о социально значимых объектах, например столовых, спортивных сооружениях.

В разработке находится множество других сервисов, таких как база данных научной документации, сервис организации экскурсий, система сбора и управления информацией о публикациях сотрудников, аналитическая система".

Материал подготовила Галина МЯЛКОВСКАЯ