Личное измерение

В профессии соединились все таланты

Первая героиня нашей новой рубрики - начальник группы Службы материально-технического снабжения (СМТС) Аурика ВОЙТИШИНА. Она рассказывает о своих интересах, вузе, профессии и о том, какую роль сыграли эти факторы в ее трудоустройстве в ОИЯИ. В этом повествовании можно прочитать не только о судьбе Аурики, но и невидимых для непосвященных процессах, которые совсем недавно происходили в СМТС, о структуре службы, обязанностях персонала, процедурах закупок и… о замечательном новом проекте.

На момент поступления в университет "Дубна" у меня за плечами уже был опыт учебы в США и во Франции, 12 лет обучения в румынской школе и осознание того, что гуманитарные науки мне даются так же хорошо, как и точные. Но понимания, чем именно я хотела бы заниматься в жизни - не было. К выбору факультета и направления обучения в моей семье подошли в лучших традициях патриархального строя - выбор сделал старший брат, решив соединить все мои таланты.

После успешной сдачи вступительных экзаменов я поступила на кафедру "Управление проектами" (специальность "Экономика и управление на предприятиях науки и научного обслуживания"). Когда я обучалась на пятом курсе, на одном из семинаров преподаватель с энтузиазмом рассказал не только о базах данных, но и о том, что в ОИЯИ сформирована новая Служба материально-технического снабжения, и ее руководитель готов взять несколько студентов для прохождения преддипломной практики с последующим сопровождением дипломной работы.

Признаюсь честно, планов связывать свою судьбу с Дубной и ОИЯИ не было, но, поддавшись на уговоры подруги, в январе 2015 года я приступила к практике в СМТС, и буквально с первых дней поняла - это мое. По окончании практики у меня в руках был не только диплом и предложение продолжить трудовую деятельность в ОИЯИ, но и четкое внутреннее ощущение, что я нашла свое призвание и свой коллектив, так как люди, которых я встретила в Институте, - это еще один драгоценный подарок судьбы.

Первые годы работы были очень активными, мы выстраивали на практике абсолютно новую систему закупок в ОИЯИ. Изначально обработка заявок на закупку, как и согласование договоров, производились на бумажных носителях. В мои непосредственные обязанности входили: отработка заявок, в том числе поиск возможных контрагентов; организация конкурентных процедур (подготовка извещений, сбор заявок на участие, проверка благонадежности участников); участие в закупочных комиссиях в качестве докладчика; подготовка и дальнейшее согласование проектов договоров с выбранными поставщиками. В то время СМТС отвечала за весь процесс закупки - от заявки и до исполнения всех обязательств по договору. Дополнительно к основной деятельности были централизованы закупки персональной компьютерной техники и комплектующих, что позволило повысить эффективность расходования средств и обеспечить прозрачность и информационную открытость.

Со временем, используя накопленные знания и опыт других научных организаций, мы выяснили, что выстроенная система закупок нуждается в конкретизации и доработке. Этот процесс совпал с периодом изменения структуры Управления Института. СМТС была включена в состав Департамента развития цифровых сервисов, и ведение договорной деятельности и контроль за исполнением договорных обязательств больше не входил в круг обязанностей нашей службы. После реорганизации структуры Института СМТС сохранила в своем составе существующие на тот момент подразделения. Группа маркетинга и организации закупочных процедур занимается поиском, у кого, каким образом и на каких условиях закупать оборудование и товары, это профессиональные закупщики, организаторы конкурентных процедур. Группа таможенного оформления отвечает за импорт и экспорт товаров, обеспечение логистики при поставках из-за рубежа, декларирует завезенные товары и оборудование. Группа хранения и логистики - по сути это центральный склад, где хранятся закупленные оборудование и материалы до их востребования.

В 2021 году меня назначили на должность начальника группы маркетинга и организации закупочных процедур. Одной из первых задач, с которой я столкнулась, являлась актуализация и выстраивание иерархии локальных нормативных актов. В частности, Положения о закупочной деятельности и соответствующих регламентов, регулирующих отдельные этапы закупочной деятельности ОИЯИ. Это был достаточно объемный коллективный труд, но мы с ним успешно справились.

При работе с заявками на закупку сотрудники нашей группы должны, при необходимости, подобрать потенциального поставщика либо проверить на благонадежность контрагента, которого предлагает инициатор закупки. Для всех закупок, превышающих пороговое значение в пять тысяч долларов США, необходимо также подтвердить, что предложенная цена соответствует рынку - для этого изучается запрос альтернативного предложения либо проводится ретроспективный анализ закупок данных номенклатуры или работ. Для закупок выше порогового значения тридцать тысяч долларов предусмотрены организация и проведение конкурентных процедур, если только инициатор закупки не предоставил обоснованное заключение о размещении заказа у единственного поставщика. После определения контрагента, которого, в зависимости от способа размещения заказа, выбирает инициатор закупки либо закупочная комиссия, СМТС приводит все существенные условия реализации закупки в соответствие с нормативными закупочными актами Института и передает эту информацию в договорной отдел для дальнейшей работы.

На сегодняшний день мои обязанности заключаются в подготовке к заседаниям закупочных комиссий различного уровня, проверке корректности и достаточности документов для передачи составления договора и другой деятельности, связанной с выполнением сотрудниками группы своих обязанностей. Однако главным проектом, который я курирую, является создание и эксплуатация Маркетплейса ОИЯИ. Цель этого проекта - создание корпоративного интернет-магазина, в котором любой сотрудник Института сможет приобрести для своей трудовой деятельности канцелярские принадлежности, мебель, хозтовары у проверенных поставщиков, по оптимальной цене, и, самое главное, с кратчайшими сроками доставки. Данным сервисом пока пользуются только сотрудники СМТС, но в течение 2024 года мы планируем запуск в массовую эксплуатацию.

Могу с уверенностью сказать, что мы прикладываем все возможные усилия, чтобы помочь научным сотрудникам ОИЯИ достигнуть самых амбициозных целей, а их успехи являются для нас мощной мотивацией. Желаю всем прекрасного продуктивного года!